Requisitos para formar una Fundación o Asociación Civil sin Fines de Lucro

¿Quieres constituir una asociación civil?

¡Por fin llega el momento de tu vida en la que deseas cambiar el mundo! Y quieres ofrecer parte de tu tiempo y talento para ello, pero antes de dejar tu huella en el mundo tendrás que ver qué tan perseverante eres al hacer todo el papeleo burocrático necesario para dar un carácter formal a  tu organización, y así el estado te la reconozca como una persona o entidad jurídica, lo que facilitará en gran medida poder recibir donaciones, realizar movimientos bancarios, generar confianza en potenciales patrocinadores y más voluntarios.

¡Vamos allá!

 

¿Qué es una asociación civil?

Una asociación civil, es aquella entidad privada sin ánimo de lucro, que tiene personalidad jurídica plena y que está formada por personas físicas para el cumplimiento de actividades culturales, de divulgación, educativas, religiosas, deportivas u otras actividades sociales, con el objeto de fomentar entre sus seguidores y socios alguna actividad socio-cultural.

 

¿Qué se necesita para constituir una asociación civil?

Cada país exige para la constitución de una asociación civil unos requisitos previos distintos. En términos generales la mayoría de las normas para constituir una asociación civil son las siguientes:

  1. Debe de haber un número de miembros mínimo para su conformación.
  2. La acta de creación y sus estatutos deberán ser presentados y aprobados por un órgano de la administración pública.
  3. Entre las normas internas de funcionamiento, deben de estar registradas aquellas normas y artículos que establezcan la elección y funcionamiento de al menos un jefe o presidente, junta directiva, y una asamblea general, que será el órgano soberano de la asociación y que la formarán todos sus socios.
  4. El procedimiento de votos internos se ajustarán a un mínimo de reglas democráticas.
  5. La contabilidad deberá ser de acceso libre a los socios y la administración.
  6. En caso de disolución determinar el castigo de los bienes propios.

 

Lo primero que debes tener claro, es el propósito y alcance de la nueva organización, todo esto pasará a formar parte del acta constitutiva, en la que se te pedirá que especifiques los datos de los demás fundadores o asociados, y el tipo de organización que le darás.

Generalmente ésta incluirá un tesorero, secretario, administrador de personal, administrador de proyectos, y los demás que sean necesarios en  la fundación, más tarde, la registrarás con ésta acta, y se te dará un número de registro, equivalente a la identificación de una persona natural, con el que podrás realizar todas las operaciones que vayas a necesitar en el futuro, como apertura de cuentas bancarias de la fundación por ejemplo.

 

Cómo redactar el acta constitutiva de una asociación civil

Podrás asesorarte con un abogado sobre la redacción de ésta acta, que generalmente comienza así:

“Nosotros, “(aquí incluyes los datos de todos los asociados, DNI, profesión, nacionalidad, estado civil, y los demás que te pida tu país), “declaramos que hemos acordado formar una fundación, sin fines de lucro, destinada a cumplir objetivos sociales de interés general, la cual tendrá por domicilio la ciudad de” (tu ciudad) “la cual estará regida por las disposiciones contenidas en éste documento”.

En éste momento comienza a dividirse el acta en segmentos, el primero de ellos generalmente es la naturaleza u objetivos de tu asociación civil, en éste lugar tendrás que redactar en términos muy profesionales el propósito y alcance que tenías claro al inicio, aquí se deben incluir todas las posibles actividades que tenga pensadas realizar la institución en un futuro, también se incluirá el nombre de tu organización (es posible que varios días antes del acto constitutivo debas hacer el trámite de la reserva de nombre en tu país), su duración, y su domicilio o sede, posiblemente el registro de tu país te exija especificar cómo exactamente lograrás a cabo tus objetivos en éste punto.

Otro segmento que puede exigirte el registro en tu país es la especificación de los asociados, sus categorías, funciones, alcances y límites de cada uno de ellos, por ejemplo, quienes pueden asistir a las juntas administrativas, quienes tendrán voz y voto en ellas, los periodos en los departamentos, el proceso de admisión de nuevos miembros así como las cláusulas de expulsión o el cese de las actividades de los miembros.

Y todo lo que consideres necesario, en consejo con un abogado y atendiendo a la naturaleza de tu organización para que ella funcione de la mejor manera posible.

En éste lugar también se pueden especificar los órganos internos del ente, como la junta directiva, la junta de asociados, o las juntas de auditoría por ejemplo.

Relacionado al segmento anterior se debe incluir un segmento de las autoridades, éste segmento detalla los cargos de cada uno de los miembros directivos, sus funciones, su perfil, los requisitos para su nombramiento, como por ejemplo que no sean familiares si así se desea, las potestades de generar un reglamento de la institución y los requisitos para realizar cambios en él, la periodicidad de la junta plena, donde, por ejemplo la junta directiva presenta a la junta de asociados los balances de un determinado periodo, los logros alcanzados y las nuevas metas para el siguiente periodo.

libros de actas de constitución de una asociación civil
Libros de actas de una asociación civil sin ánimo de lucro

Un segmento frecuente del acta es el relativo al patrimonio, en el cual se especifica con qué capital, (proveniente de los aportes de los asociados o fundadores) se declara en posesión de la fundación al momento de iniciar sus actividades, el uso que se le dará a los futuros bienes que obtenga la organización, los cuales deberían ser exclusivos a los fines de los objetivos de la organización.

En éste lugar, se legislan los usos de éstos bienes, los fines de las donaciones recibidas y cualquier otra que se considere pertinente, como por ejemplo fondos de ahorro o de prevenciones.

De acuerdo a las necesidades de tu organización, se pueden incluir segmentos adicionales como las formas de liquidación y/o disolución de la asociación si fuera necesario en algún momento futuro, y las leyes y reglamentos a los que ajustarse si hubiere algún problema no previsto en el acta constitutiva.

Una vez se tiene redactado el borrador del acta constitutiva, se debe proceder al acto de fundación, donde quedará fijada la fecha de inicio de operaciones de la fundación, y en éste momento se comienza a llenar el libro de actas, cuyas normativas pueden variar en cada país, por ejemplo en Argentina se debe dejar en blanco la primera hoja para que los organismos estatales coloquen allí los sellos pertinentes.

 

Requisitos para registrar una asociación civil sin fines de lucro

Una vez se ha realizado el acto de fundación (equivalente al nacimiento de una persona natural) se procede a registrarlo en el ente apropiado, puede que tengas un tiempo límite para éste proceso, (15 días en Venezuela) el cual proveerá con detalle los documentos requeridos para legalizar el registro, por ejemplo:

  • Planilla con los datos y contacto de la organización.
  • Documento de reserva de nombre (antes mencionado)
  • Acta Constitutiva (antes descrita)
  • Reglamentos o estatutos (si los hay)
  • Declaraciones de patrimonio
  • Datos de los asociados, miembros o fundadores

Luego de esto, viene la parte de foliar los libros de actas o contables que exija la legislación nacional.

Luego, habiendo obtenido el número de registro, se procede a realizar los trámites sobre impuestos, o exenciones de ellos, dependiendo del país, y a registrar la organización en las diferentes cámaras, asociaciones y uniones de otras organizaciones que persigan fines parecidos a los de la fundación recién creada.

¡Y ahora sí, a cambiar el mundo! Si te ha gustado compártelo a través de las redes sociales para hacérselo llegar a tus familiares y amigos más cercanos. ¡Nos vemos en el siguiente artículo!

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